PDF wird in verschiedenen Versionen und zu unterschiedlichen Zwecken eingesetzt: Nicht jedes PDF ist in Hinblick auf Langzeitarchivierung geeignet.

• Versionen: PDF wurde in der Version 1.0 im Jahr 1993 eingeführt. Seit 2017 liegt es in Version 2.0 vor.
• Verwendungsvielfalt: Am jeweiligen Attribut erkennt man den Verwendungszweck eines PDF. Diese Normen sind jeweils kombinierbar.
  • PDF/X und VT: verwendet im Druckbereich
  • PDF/A: elektronische Archivierung
  • PDF/E: technische Dokumente / Engineering
  • PDF/H: Gesundheitswesen
  • PDF/UA: Barrierefreiheit
• PDF/A: Grundsätzlich genutzt zur Archivierung. Zu unterscheiden sind
  • PDF/A-1: geeignet zur Langzeitarchivierung. Empfehlenswert für alle Texte ohne Bilder. Basiert auf PDF 1.4.
  • PDF/A-2: geeignet zur Langzeitarchivierung. Empfehlenswert für alle Texte mit und ohne Bilder. Basiert auf PDF 1.7.
  • PDF/A-3: hier können beliebige andere Dokumente eingebettet werden. Damit ist eine regelhafte Langzeitarchivierung jedoch nicht gewährleistet.
  • PDF/A-4: basiert auf PDF 2.0. Nutzen Sie diese Version nur, wenn Sie sie unbedingt brauchen, verwenden Sie Konformitätsstufe "e" (nicht: "f") und halten Sie bitte Rücksprache mit uns!
• PDF/A - Levels (für A-1 bis A3):
  • "b": identische Darstellung - wird in der Regel genutzt für gescante Dokumente oder für Bilder. Bitte nutzen Sie dann aber PDF/A-2b!
  • "u": für gescante Texte mit OCR.
  • "a": zusätzlich Zugang zum Inhalt selbst. Zugang zum Text als Text gewährleistet. Ermöglicht Barrierefreiheit. Bsp.: "PDF/A-2a"
• Konvertierung: Mittels geeigneter Software können PDFs, die nicht dem PDF/A-Standard entsprechen, häufig (aber nicht immer!) in PDF/A konvertiert werden. Die ZHB nutzt zur Validierung von PDFs veraPDF.
• Empfehlung: Für alle Texte, die digital entstanden sind, nutzen Sie am besten PDF/A-2a. Für blosse Scans von Bildern etc. PDF/A-2b.